Блог
Защита персональных данных в организации. Какие документы нужны?
Нарушение требований Федерального закона №152-ФЗ "О персональных данных", таки...
1С:Документооборот: вопросы пользователей
602
1С-ЭДО
• коммерческие предложения;
• договоры и дополнительные соглашения;
• приложения к договорам (спецификации, календарные планы и т.д.).
Давайте посмотрим, каким образом 1С:Документооборот позволяет учесть, структурировать и автоматизировать все этапы работы с договорной документацией, начиная с создания проекта и заканчивая отслеживанием сроков действия договоров и их расторжения. В начале работы с договором создается регистрационная карточка, в которой указываются основные реквизиты:
При вводе срока действия договора можно отдельно указать способ его продления. Например, "Продлевается автоматически на год" - в этом случае система при истечении срока действия договора будет автоматически устанавливать его на следующий год. При создании проекта договора нам сможет помочь механизм автозаполняемых шаблонов файлов. Мы рассказывали о нем в одном из наших прошлых выпусков. Система заполнит шаблон в формате Word данными из учетной карточки договора (данные о контрагенте, сумме договора, сроках и т.д.). В случае, если стандартных реквизитов карточки договора будет не хватать для отражения всех сведений, можно добавить любое количество дополнительных полей к карточке договора. Они будут отображаться на специальной закладке "Реквизиты". Следующим важным этапом работы над договором является его согласование. Гибкие настройки процесса согласования позволят отразить практически любую схему работы, например, смешанное последовательно-параллельное согласование (т.е. несколько исполнителей выполняют согласование параллельно, затем следующие последовательно и т.д.). Есть возможность настроить согласование с условиями для тех случаев, когда схемы согласования договоров зависят от каких-либо параметров. Например, финансовый директор согласовывает только договора дороже 100 тысяч рублей. Такую схему можно отразить в шаблоне процесса согласования. При создании по этому шаблону самого процесса программа правильно определит необходимых участников. Система также сможет запускать процессы согласования автоматически (например, в случае регистрации договора) или позволит запретить изменять процесс созданный по шаблону для четкого соответствия разработанным регламентам согласования договоров. После внутреннего согласования договора, как правило, он отправляется на подпись контрагенту. При этом зачастую сложно проконтролировать возврат нашего подписанного экземпляра. В 1С:Документооборот в карточке договора на специальной закладке "Журнал передачи" есть возможность указать, когда и какому представителю контрагента мы отдали договор для подписания, а также указать дату предполагаемого возврата. В отдельном отчете можно будет просмотреть список невозвращенных документов. В процессе действия договор дополняется множеством документов. Механизм связей поможет привязывать к договору необходимые сопроводительные документы (доп.соглашения, акты выполненных работ, планы, сметы, графики и т.д.) Таким образом, заходя в карточку договора, вы сможете получить доступ ко всей документации, связанной с договором. Когда срок действия договора подходит к концу, важно отследить этот момент, чтобы в случае необходимости продлить его действие или принять другие меры. Специальный отчет покажет договоры, срок действия которых истекает в следующем месяце или на будущей неделе. Можно настроить автоматическое формирование этого отчета и отправку его на электронную почту ответственным сотрудникам. Для учета расторгнутых договоров в карточке документа есть специальное поле "Расторгнут". При этом можно указать каким именно документом был расторгнут договор, и проанализировать данную информацию в специальном отчете "Расторгнутые договоры". Таким образом, система 1С:Документооборот поддерживает весь процесс работы с договором: от процесса создания проекта до расторжения договора. Если у Вас есть вопросы по использованию этого или другого программного продукта, наши специалисты с радостью ответят на них в этой рубрике, по электронной почте doc@portal-yug.ru или по телефону 279-33-66.
