Начиная с первого квартала 2023 года отчёт по форме 6-НДФЛ заполняется в соответствии с приказом ФНС РФ от 15.10.2020г., учитывая корректировки из приказа ФНС от 29.09.2022г.

В соответствии с этими правилами при подаче отчёта за первый квартал необходимо отразить НДФЛ, который удерживался с 1 января по 22 марта. Следовательно, заполняя полугодовой отчёт необходимо отразить суммы с 1 января по 22 июня, при расчёте за девять месяцев – с 1 января по 22 сентября, а в годовом отчёте отражаются суммы НДФЛ удержанные в период с 1 января по 31 декабря. Такие правила ратифицированы статьей 58, 226 и 230 НК РФ.

Порядок отправки отчёта 6-НДФЛ.

В соответствии с налоговым законодательством РФ организации должны направить отчёт по форме 6-НДФЛ в налоговый орган по месту своего нахождения, если есть обособленные подразделения, то за сотрудников таких подразделений отчёт направляется по месту нахождения этих подразделений.

Отчёт по форме 6-НДФЛ можно подать несколькими способами, выбор того или иного вида подачи зависит от численности физических лиц, по которым необходимо подать соответствующую форму. Подробнее данная норма прописана в статье 230 НК РФ:

Если налоговый агент подаёт 6-НДФЛ на бумажном носителе, то заполняться такой отчёт должен обязательно на ратифицированной машинно-утверждённой форме вручную, либо на компьютере с дальнейшей распечаткой.

Хотелось бы отдельно отметить, что в случае, если организация изменит свой фактический адрес посреди года, то после постановки на учёт в новом налоговом органе по месту нахождения, необходимо будет так же предоставить отчёт 6-НДФЛ в новую инспекцию. И так как 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом, то налоговый агент обязан будет предоставить отчётность не только в новый налоговый орган, но и в предыдущий.

Есть несколько сроков представления отчёта по форме 6-НДФЛ в орган налоговой инспекции:

1.             Дата фактического представления;

2.             Дата отправки почтовой связью;

3.             Дата отправки в электронном виде с использованием электронной подписи и имеющая подтверждение со стороны оператора электронного документооборота.

Основное изменение 2023 года.

Хочется отдельно отметить одно из основных изменений в налоговом законодательстве, в соответствии с которым с 1 января 2023г. датой фактического получения дохода в виде оплаты труда сотрудникам является дата выплаты, то есть дата перечисления дохода на счета. Эти изменения узаконены статьей 223 Налогового Кодекса РФ.

Необходимо отметить, что в случае, если заработная плата за декабрь 2022г выплачивалась в январе 2023г, то такие суммы отражаются в другом налоговом периоде, то есть в январе 2023г в соответствии с датой, когда они были выплачены. Такое правило продиктовано письмом Минфина от 14 сентября 2022г.

Из чего состоит форма 6-НДФЛ?

Отчёт по форме 6-НДФЛ имеет особую структуру, которая включает в себя:

Данный отчёт содержит в себе данные по учету доходов, которые начислены и выплачены физическим лицам с учетом возможных вычетов, а также с учетом исчисленного, удержанного и перечисленного налога со стороны налогового агента.

При заполнении отчёта необходимо обязательно указать все реквизиты и показатели по суммам дохода и соответствующего налога. В случае, если какой-либо показатель отсутствует, то указывается "0".

По структуре отчёт имеет сквозную нумерацию, за исключением титульного листа на каждой странице указывается соответствующий ей номер. Разделы могут быть размещены на нескольких страницах, если данные по суммам налога и дохода не смогут разместиться на одной странице.

Далее давайте подробнее рассмотрим заполнение отчёта по каждому разделу.

Характерные особенности заполнения отчёта по форме 6-НДФЛ.

Заполнение титульного характерно тем, что на нём указываются все основные сведения о работодателе – наименование организации, ИНН, КПП.

Отчетный период, за который подаётся отчет заполняется в соответствующей графе – "отчетный период (код)".

Год, за который подаётся отчет указывается в полном объёме, четырьмя знаками в поле "Календарный год".

Код налогового органа, в который направляется отчёт указывается в соответствующем поле так же четырёхзначном виде.

Код по месту нахождения представления отчётности в налоговый орган указывается в поле "По месту нахождения (учёта)(код)".

Так же на титульном листе необходимо указать код ОКТМО в соответствии с кодом муниципального образования.

Следующая страница для заполнения – Раздел 1 "Данные об обязательствах налогового агента". В данном разделе в строке 020 представляется общая информация по всем физическим лицам компании, а именно суммированный удержанный НДФЛ за крайние три месяца отчётного периода.

В строках 021-023 представляется подробная расшифровка сумм по строке 020. В соответствии с приказом ФНС РФ № ЕД-7-11/881@ произошли изменения в заполнении строк 021-023, опять же эти изменения связаны с тем, что теперь налог учитывается в периоде, в котором он выплачен.

Для того, чтобы проверить себя, необходимо сравнить суммы в строке 020 и в строках 021-023 – данные показатели должны быть равны.

Следующее поле – 024, заполняется по четвёртому сроку перечисления, а именно сюда входят суммы исчисленного и перечисленного налога в срок с 23 по 31 декабря. Такие суммы обязательны к перечислению не позднее крайнего рабочего дня в отчётном календарном году. Из этого следует вывод, что данное поле не заполняется при составлении отчета за квартал, полугодие и девять месяцев.

Обобщённая сумма налога, которую налоговый агент (работодатель) вернул налогоплательщикам в последние три месяца отчётного периода отражается в следующем поле – 030. В следствии этого в строке 031 указываются даты, в соответствии с которыми налоговый агент производил возврат эти сумм, а по строке 032 указывается расшифровка сумм в соответствии с указанными датами.

Для проверки правильности заполнения строк 030-032 необходимо сверить суммы в строках 030 и 032 – эти суммы должны быть равны.

Возврат налога.

Хочется остановится на теме возврата налога и подробнее разобрать суммы, которые включаются в строку 030 раздела 1, а именно:

1.             Суммы налога, которые удержаны с физических лиц ошибочно: сюда можно отнести неверный расчет налога по более высокой ставке, без учета вычетов или же наоборот с его учетом, когда налоговая база уже этого не позволяет законодательно;

2.             Суммы налога, которые возвращается в соответствии с предоставлением физическим лицам социального или имущественного вычета в течении календарного года.

Так же хотелось бы отметить, что все суммы материальной выгоды в периоде с 2021 года по 2023 не облагаются налогом, а в случае, если с подобных сумм налог всё-таки был удержан, то возврат таких сумм необходимо произвести в соответствии с процедурой, которая указана в статье 231 НК РФ.

Далее в структуре отчёта 6-НДФЛ идёт раздел 2 в котором работодатель должен отразить общие показатели по физическим лицам в разрезе каждой налоговой ставки.

В заключительном разделе – справке о доходах и суммах налога, налоговый агент обязан отразить данные о доходах, суммах НДФЛ исчисленных, удержанных и перечисленных, а также данные о налоге, который по каким-либо причинам не будет удержан и так же указать сумму такого неудержанного налога. Так же хотелось бы обратить внимание на то, что такая справка заполняется только в случае, если отчетным периодом является год и суммы отражаются в данном отчёте так же исходя из фактических дат выплат. Сверится можно с различными анализами по НДФЛ, например "Подробный анализ НДФЛ по сотруднику", если убрать галочку "Сотрудник", отчёт сформируется по всем физическим лицам.

Как проверить корректность заполнения 6-НДФЛ?

Налоговый агент может самостоятельно проверить правильность заполнения данного отчета с помощью контрольных соотношений, которые указаны в налоговом законодательстве, то есть проверить суммы дохода и налога по строкам, сверить данные с различными справками, например 2-НДФЛ. Налоговая инспекция проверяет предоставленные данные в форме камеральной проверки также по контрольным соотношениям. Обычно срок такой проверки длится 3 месяца с даты подачи отчета 6-НДФЛ.

Если по итогам проверки налоговая приходит к выводу, что отчётная форма заполнена корректно, то законодательно нет никаких оснований запрашивать уточняющие данные и последующая проверка проводится на основании документов, которые уже имеются у налоговой. В случае, если форма имеет ошибки и несоответствия, то специалисты налоговой службы имеют полное право запросить уточняющие документы, пояснения и даже регистры по бухгалтерскому и налоговому учёту.

Все нарушения, которые будут выявлены по итогу проверки налоговая инспекция укажет в акте, который составляется в течении 10 рабочих дней с момента окончания проверки. В случае, если налоговый агент не согласен с результатами проверки, то он вправе обжаловать их в судебном порядке.