В 2027 году прекращается поддержка конфигурации 1С:УПП. Компания 1С рекомендует перейти на современную конфигурацию 1С:ERP, которая является прямым преемником УПП. Но такой проект требует серьезных вложений и затрагивает почти все бизнес-процессы. У компаний возникает закономерный вопрос: обязательно ли полностью отказываться от привычной УПП, в которую вложено много времени и ресурсов?

Есть альтернативный вариант – интеграция УПП с конфигурациями 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия предприятия редакции 3. В статье рассмотрим, как работает такая схема и какие задачи она закрывает.

С какими задачами сталкиваются компании

Кратко обозначим основные направления риска:

1. Регламентированные отчетные формы (бухгалтерский отчет, ЕФС-1, 6-НДФЛ).
2. Изменения законодательства, требующие изменения логики работы системы. Например, расчет НДФЛ и НДС при изменении их ставок.
3. Интеграция со всеми ГИС, например, маркировка в системе Честный знак.
4. Форматы ЭДО (накладные и акты).

В рамках альтернатив архитектуры каждая из этих задач передается в ту систему, которая регулярно обновляется и поддерживается разработчиком.

Схема архитектуры альтернативного ERP решения:

Интеграция УПП с ЗУП

С ЗУПом все довольно прозрачно, поскольку этот модуль изолирован от остальных подсистем конфигурации. Достаточно:

1. Развернуть новую базу ЗУП и перенести в неё остатки из УПП (штатное расписание, кадровую историю, данные сотрудников, среднего заработка и т.д.);

2. Если в УПП ведется управленческий учет, необходимо запрограммировать загрузку из ЗУПа в УПП данных по отражению зарплаты, налогов и взносов. Технически загружается всего один документ (пусть и достаточно сложный). Механизм передачи начисленной зарплаты в бухгалтерскую систему уже реализован фирмой 1С, поэтому существенных доработок в этой части не потребуется.

Комментарий эксперта (Качко Алексей):

И, конечно, не забыть все технические вспомогательные работы, такие как адаптация доработок в части зарплаты, реализованные в УПП, а также настройку прав доступа, обучение пользователей, настройку видов начислений и видов времени для табелей и т.д. То есть это стандартный проект перехода из ЗУП редакции 2.5 в ЗУП редакции 3.

Некоторые предприятия уже давно ведут учет в двух базах – в УПП и ЗУП (ещё редакции 2). Это имело несколько преимуществ:

1. Удобное, быстрое и дешевое обновление релизов – не нужно обновлять всю УПП, а только зарплатный модуль.

2. Ограничение доступа к данным физлиц и зарплате – никто, кроме пользователей, имеющих доступ в отдельную базу, не сможет посмотреть эти данные.

Интеграция УПП с БП

С бухгалтерским блоком всё не так просто и однозначно. Здесь для определения архитектуры большую роль играет вопрос, ведётся ли в УПП управленческий учет затрат. Если да, потребуется обмен практически всеми документами системы: от 01-го по 90-й счета – от основных средств до выручки.

Если же управленческий учет в системе не ведется, то большую часть документов, формирующих затраты (например, амортизацию ОС, малоценки, прочие затраты) можно вести только в Бухгалтерии предприятия. Там будет формироваться финансовый результат.

Однако в этом случае нужно не упускать из виду смежные задачи, например, анализ дебиторской и кредиторской задолженности. Он часто ведется с указанием дополнительной аналитики, например, категорий клиентов и поставщиков, а также других требований, выполнить которые можно только в системе оперативного учета, в нашем случае – УПП.

Отсюда возникает необходимость в сборе требований и проработке архитектуры системы для конкретного предприятия перед переходом на такой режим работы.

Какие доработки конфигураций УПП и БП могут потребоваться

Поскольку функции системы будут разделены между двумя базами, в некоторых случаях процессы могут оказаться разорванными, например:

• отражение поступления материалов и реализации производится в одной базе, а оперативный анализ взаиморасчетов нужен в другой;

• поступления могут оперативно вводиться в одну базу, но текущие остатки для целей анализа необходимости поддержания запаса на складах нужны в другой базе;

• в ряде случаев может потребоваться рассчитывать себестоимость в УПП, а уже готовые результаты расчета переносить в БП;

• и т.д.

Кроме того, нужно учитывать и ограничения функционала соответствующей конфигурации:

1. В БП нет серий и характеристик – если они используются в УПП, то необходимо продумывать механизмы сопоставления позиций номенклатуры.

2. В БП нет ордерных складов и невозможно вести адресный склад с маркировкой.

3. Механизм расчета себестоимости в БП не так гибок и функционален, как в УПП.

Это означает, что интеграция с УПП и БП проводится индивидуально для каждого предприятия с учетом особенностей бизнеса. Но даже в этих случаях грамотный подрядчик-интегратор сможет адаптировать программы под нужные процессы с меньшими затратами, чем потребует перевод всех процессов на ERP.

Комментарий эксперта (Качко Алексей):

Конечно же, решить полностью все проблемы, такие как безопасность, получение актуальных функций и т.д., предлагаемое решение не позволит, но основные вопросы закроет и имеет явные плюсы:

- Проект дешевле, чем переход на ERP;
- Основная масса пользователей останется работать по-старому в УПП.

Кардинально ситуация поменяется только у бухгалтерии и отделов, занимающихся кадрами и расчетом зарплаты.

Преимущества и риски гибридной архитектуры

Таблица. Решение проблем остановки сопровождения УПП с помощью баз ЗУП и БП

Минусы подхода

При использовании нескольких баз важно учитывать и недостатки такой архитектуры:

• наличие механизма интеграции, который необходимо будет постоянно обслуживать;

• необходимость всё равно думать об адаптации УПП в случае изменений методик и законодательства. Например, если добавится новая ставка НДС, а документы реализации первично вносятся на стороне УПП, то программистам необходимо будет дорабатывать такую возможность.

Роль экспертизы в успехе проекта. 

Интеграция с УПП через современные конфигурации – это не универсальное решение. Для одних компаний такая архитектура становится спокойным и экономически взвешенным решением на несколько лет. Для других – промежуточным этапом перед более масштабной трансформацией.

Чтобы понять, какой вариант подойдет именно вам, важно честно ответить на три вопроса: какие процессы критичны для бизнеса, где сосредоточена управленческая аналитика и насколько компания готова к изменениям в работе сотрудников. Без этого любое решение будет формальным.

В нашей практике были проекты с полным переходом на ERP и проекты, где интеграция с УПП оказалась оптимальным сценарием. Разница между ними всегда определялась не модой на продукт, а логикой бизнеса и цифрами.

Если вы находитесь в точке выбора, разумно начать не с внедрения, а с расчета архитектуры и сценариев развития. Технический разбор помогает увидеть ограничения, бюджет и реальные сроки, а уже потом принимать управленческое решение.

Если вас интересует тема интеграции с УПП, ЗУП и БП и вопрос о том, возможна ли работа без внедрения ERP — заполните форму обратной связи, чтобы получить консультацию от наших специалистов.