С 1 сентября 2026 года оформление электронных транспортных накладных (ЭТрН) станет обязательным для всех участников грузоперевозок (Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ). Участники задали множество практических вопросов. Собрали 10 из них в этот FAQ, оставшиеся доступны по ссылке для скачивания в конце статьи.

Как настроить мобильное приложение, чтобы водитель мог подписывать накладные?

Чтобы водитель мог подписывать накладные в 1С-ЭПД, нужно сделать две вещи: подготовить техническую базу в 1С (обновить конфигурацию до актуального релиза, подключить 1С-ЭДО, установить КриптоПро) и подключить самого водителя к системе.

Для подключения водителя откройте журнал электронных перевозочных документов, нажмите кнопку "Ещё", затем выберите пункт "Режим использования мобильного приложения". В открывшемся интерфейсе нажмите кнопку «Подключить», заполните необходимые данные и передайте водителю регистрационный код для регистрации в мобильном приложении 1С-ЭПД.

Для подтверждения фактов погрузки и выгрузки водителю обычно не требуется усиленная электронная подпись. Достаточно простой электронной подписи (ПЭП), которая настраивается непосредственно в мобильном приложении.

Если водитель является ИП-перевозчиком и подписывает документ как представитель компании, потребуется УКЭП или УНЭП (например, через приложение «Госключ»). Если документы подписывает сотрудник от имени организации, на него должна быть оформлена машиночитаемая доверенность (МЧД).

Как отгружать товар по ЭПД клиентам, которые не желают регистрироваться в ЭДО?

Подключите таких клиентов к нам, в компанию "Портал-Юг". Наши менеджеры помогут развеять опасения и снять сомнения ваших контрагентов, а сервис-инженеры настроят возможность бесплатного получения и подписания как бухгалтерских, так и транспортных электронных документов.

В УПД (строка 3 "Грузоотправитель") и в ЭТрН должны соответствовать наименования?

Да, наименования грузоотправителя в УПД (строка 3) и в ЭТрН должны соответствовать друг другу. Не потому, что это прямо и жёстко прописано как требование об "одинаковых текстах", а потому, что оба документа должны отражать одни и те же фактические обстоятельства хозяйственной операции.

Почему это важно:

• Разные документы - разные цели. УПД (со статусом 1) одновременно является счётом-фактурой и первичным документом о передаче товара, а ЭТрН - документом, подтверждающим перевозку. При этом оба документа относятся к одной поставке, поэтому сведения о ключевых участниках (грузоотправителе и грузополучателе) должны быть согласованы.

• Налоговые риски. Если в УПД грузоотправителем указано ООО «А», а в ЭТрН - ООО «Б» без объективного объяснения, у налоговых органов могут возникнуть вопросы относительно реальности хозяйственной операции и правомерности применения вычета по НДС (ст. 169 НК РФ, разъяснения Минфина России).

• Особенности давальческой схемы. В вашей ситуации (давалец является собственником товара, а отгрузка осуществляется по его заявке) грузоотправителем в обоих документах, как правило, выступает давалец либо его склад (обособленное подразделение), если фактически отгрузка осуществляется именно оттуда. Вы как экспедитор-посредник в этой роли не указываетесь, если иное прямо не предусмотрено договором.

Какая ответственность возложена на грузополучателя, если он не подписал ТН по ЭДО?

Прямой административной или уголовной ответственности за неподписание ЭТрН в системе ЭДО законодательством не предусмотрено. Иными словами, государство не налагает штраф только за отсутствие подписи.

Однако договором между сторонами может быть установлена ответственность за нарушение сроков подписания документов или уклонение от их подписания. Например, может быть предусмотрена неустойка за каждый день просрочки либо право другой стороны приостановить выполнение своих обязательств (например, оплату) до получения подписанного документа.

Поэтому рекомендуется ещё на этапе заключения договора чётко определить срок, в течение которого грузополучатель обязан подписать ЭТрН, а также последствия нарушения этого срока.

Важно учитывать, что грузополучатель вправе не подписывать документ при наличии обоснованных причин. Например, если при приёмке выявлены расхождения: количество груза не соответствует заявленному, имеются повреждения, нарушена пломба, товар доставлен не по адресу или с нарушением сроков. В такой ситуации рекомендуется не просто отказаться от подписания, а оформить акт разногласий с указанием причин. Это позволит защитить интересы обеих сторон в случае возникновения спора.

У нас открыта база перевалки, где сторонняя организация оказывает услуги ответственного хранения, в том числе выполняет отгрузку цемента в машины наших покупателей. Покупатели забирают цемент самовывозом. Кто в этой схеме должен подписывать ЭТрН: мы или организация, с которой заключён договор на оказание услуг? Должен ли склад, на котором происходит погрузка, подписывать ЭТрН?

В вашей ситуации, если покупатель забирает груз самовывозом, независимо от того, использует он собственный транспорт или привлекает стороннего перевозчика, вы не являетесь участником ЭТрН.

Если покупатель использует собственный транспорт, оформляется путевой лист (ПЛ). Если перевозку осуществляет сторонний перевозчик, оформляется ЭТрН, в которой ваш покупатель выступает одновременно и грузоотправителем, и грузополучателем.

Если для вас важно отслеживать статус перевозки, рекомендуем предусмотреть в договоре с покупателем условие о включении вашей организации в электронные перевозочные документы в качестве наблюдателя.

Если будет отсутствие интернета на любом из участков, как быть?

Водитель может приступить к рейсу, подтвердить загрузку и зафиксировать время операций даже без подключения к сети. Приложение заранее получает список рейсов и нужные документы при первой загрузке, а потом работает автономно. Все действия - подписи, отметки, фотографии грузов, состояние пломб - сохраняются в памяти телефона.

Как только интернет снова появляется, данные автоматически передаются на сервер ЭТрН, а документ обновляется у всех связанных сторон: у перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя.

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, если, например, перевозчик должен перевезти 100 т продукции, это несколько рейсов, несколько ЭТрН. Разве мы не можем выписать одну заказ-заявку на весь объём 100 т или должны на каждую ЭТрН?

Нет, одну ЭТрН на все 100 тонн не получится. На каждый рейс (каждую поездку машины) оформляется своя отдельная ЭТрН. То есть если для перевозки 100 тонн потребуется пять рейсов, будет пять ЭТрН.

Если наша компания берёт в аренду ТС и осуществляет перевозку своего груза, нужна ли ЭТрН?

• Если аренда "без экипажа" (вы сами нанимаете водителя или используете машину силами своих сотрудников). По сути, транспорт становится вашим собственным для этой задачи. Отдельного договора перевозки с третьей стороной нет - вы просто перемещаете свой груз. В такой ситуации ЭТрН не нужна. Достаточно оформить путевой лист (ЭПЛ) и внутренние документы на отгрузку (товарная накладная, УПД).

• Если аренда "с экипажем" (арендодатель предоставляет и машину, и водителя). Здесь появляется третья сторона - арендодатель фактически выступает перевозчиком. Даже если груз ваш, между вами и арендодателем возникает услуга перевозки, и для её документального подтверждения требуется ЭТрН. В этом документе вы будете грузоотправителем, а арендодатель подпишет титулы перевозчика (Т2, Т4).

Добрый день. Мы работаем в 1С:Бухгалтерия Fresh. На текущий момент на основании одного УПД можно выписывать одну ЭТрН, а нам необходимо выписывать несколько. Есть ли возможность изменить это?

Такая возможность уже есть у вас: просто повторно нажмите в документе продажи "ЭДО → Создать электронную транспортную накладную", и создастся вторая ЭТрН по текущему УПД.

Если сам ИП доставляет свою продукцию на своей машине, нужна ли ЭТрН? Если у компании своя машина, которая развозит материал на свои же строительные объекты, нужна ли ЭТрН?

Электронная транспортная накладная нужна, чтобы зафиксировать сам факт перевозки как отдельной услуги. Но когда ИП или организация везёт свой собственный товар на своей машине, он не оказывает услугу перевозки кому-то ещё. Он просто перемещает груз в рамках своей хозяйственной деятельности. Поэтому в данном случае ЭТрН не нужна.

В общем сложности мы получили более 40 вопросов. Ответы на них доступы по ссылке.

Материал подготовлен на основе действующего законодательства и разъяснений по работе с системой 1С-ЭПД. Нормативная база может обновляться.

Остались вопросы? Оставьте заявку на консультацию – поможем разобраться в нюансах перехода на электронный документооборот.