Несмотря на кажущуюся простоту отчета СЗВ-ТД, при его формировании пользователи могут столкнуться с рядом сложностей. На основе поступающих обращений к нам на Линию консультаций мы рассмотрели наиболее частые из них.

СЗВ-ТД: что это и для чего?

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица или СЗВ-ТД – это отчет, который необходимо формировать бухгалтеру на основании приказов, распоряжений и иных решений или документов кадрового учета для отправки в ПФР. Полученные данные позволяют Фонду фиксировать стаж работников и все ключевые кадровые изменения.

Формы подачи отчета

СЗВ-ТД можно сдавать либо на бумажном носителе в случае, если в компании работает менее 25 человек, либо в электронном виде.

В каких случаях отправляется

СЗВ-ТД необходимо подавать при приеме на работу, переводе сотрудника на другую должность и увольнении. Также основаниями для отправки являются повышение квалификации сотрудника или получение им дополнительной специальности, наличие судебного решения на запрет занимать определенные должности, а также получение от работника заявления с выбором формы ведения трудовой книжки.

Помимо этого, с октября 2022 года СЗВ-ТД необходимо отправлять при приостановлении или возобновлении трудового договора.

Сроки отправки СЗВ-ТД

В соответствии с п. 2,5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, при приеме на работу и увольнении отчет СЗВ-ТД формируется и сдается в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего кадрового приказа. При переводе на другую должность и прочих кадровых мероприятиях СЗВ-ТД сдается не позднее 15 числа месяца, который следует за месяцем, в котором были зарегистрированы кадровые изменения.

Формирование СЗВ-ТД в ЗУП 3.1 и частые ошибки

В программе ЗУП 3.1 отчет СЗВ-ТД можно сформировать двумя способами: либо через раздел "Отчетность, справки", либо через раздел "Кадры" - "Электронные трудовые книжки".

При этом часто пользователи сталкиваются со следующими сложностями при формировании отчета, а именно:

• Ошибочной подачей нескольких событий

• Дублированием мероприятий

• Исправлением неверно поданных данных

• Отсутствием мероприятий в формируемом отчете

• Несовпадением кодов мероприятий при корректировке или отмене поданных данных

Наиболее корректным и предпочтительным вариантом исправления подобных ошибок является перезаполнение документов или переформирование СЗВ-ТД заново с верными данные. Однако это возможно тогда, когда ошибки допущены в текущем периоде. На практике же часто бывает, что необходимо исправить ошибку, допущенную в прошлых периодах, и чем быстрее, тем лучше. Поэтому далее мы более подробно рассмотрим каждый из случаев и возможные варианты оперативного решения возникших трудностей.

Ошибочная подача нескольких событий

Данная ошибка возникает в случае, если по каким-то причинам в графу "Мероприятия" подтягивается не только нужное значение, но и то, по которому СЗВ-ТД уже был отправлен ранее. Например, сотрудника перевели на другую должность, сформировали кадровый перевод, а в СЗВ-ТД по этому сотруднику помимо перевода подтягивается еще и прием на работу.

Для исправления ошибки, в первую очередь, необходимо проверить галку "Документ принят в ПФР" в СЗВ-ТД, поданном ранее для "ненужного" мероприятия (в нашем примере это прием на работу). Если галка не стоит, ее необходимо проставить и провести документ заново. Далее – сформировать СЗВ-ТД на перевод.

Если же в ранее поданном СЗВ-ТД необходимая галка стояла, исправить ошибку можно, сформировав искусственную отмену "ненужного" мероприятия. Для этого нужно:

1. Предварительно отменить проведения нужного мероприятия (кадровый перевод в примере), чтобы оно не подтягивалось.

2. Сформировать документ "Регистрация трудовой деятельности", отменяющий "ненужное" мероприятие (прием на работу).

3. Сформировать "черновой" вариант СЗВ-ТД с признаком отмены «ненужного» мероприятия. Проверить, что мероприятие действительно отменено, можно с помощью вывода печатной формы документа. Обратите внимание, что этот документ черновой и отправлять его не нужно.

4. Провести кадровый документ с "нужным" мероприятием (кадровый перевод).

5. Сформировать "чистовой" вариант СЗВ-ТД и отправить его в Фонд.

Дублирование мероприятий

Возникает тогда, когда в СЗВ-ТД подтягиваются два одинаковых мероприятия. Это может быть связано с перепроведением кадровых документов, внесением каких-либо изменений в них и, как следствие, с неправильным отражением данных по регистрам учета.

Исправить данную ошибку можно, сформировав СЗВТД с помощью документа "Регистрация трудовой деятельности", для этого нужно:

1. Сформировать "неправильный" СЗВ-ТД с задублированными мероприятиями – это "черновой" вариант, который отправлять в Фонд не нужно.

2. Создать документ "Регистрация трудовой деятельности" и вручную внести необходимые данные по мероприятию.

3. Создать новый "чистовой" СЗВ-ТД и отправить в Фонд.

Исправление неверно поданных данных

Иногда возникают ситуации, когда в поданном СЗВ-ТД допущены ошибки: например, указан неправильный номер или дата приказа. Для исправления неверно поданных данных формируется корректировочный СЗВ-ТД через документ "Регистрация трудовой деятельности", для этого нужно:

1. Создать документ "Регистрация трудовой деятельности" и по кнопке "Изменить" внести в него актуальные данные.

2. Создать СЗВ-ТД и отправить в Фонд. Отсутствие мероприятий в формируемом отчете

Помимо вышеописанных ситуаций пользователи сталкиваются с тем, что СЗВ-ТД формируется пустым без каких-либо мероприятий. В данном случае в программе необходимо проделать следующие действия:

1. Проверить, выставлена ли галка "Отразить в трудовой книжке" в кадровых документах, данные из которых должны подтягиваться в графу "Мероприятия" СЗВ-ТД. Если указанная галка в них не выставлена, то проставить ее, перепровести данные кадровые документы и сформировать отчет. 

2. Проверить, были ли ранее сформированы отчеты СЗВ-ТД по данному мероприятию: если они были сформированы, то необходимо снять в них галку "Документ принят в ПФР (не редактируется)".

3. Если все настройки и ранее сформированные отчеты проверены, но СЗВ-ТД все равно заполняется пустым, то сформировать документ "Регистрация трудовой деятельности" с необходимым мероприятием (внести данные вручную) и затем создать СЗВ-ТД.

Несовпадение кодов мероприятий при корректировке или отмене поданных данных.

При проведении кадрового документа и первичном формировании СЗВ-ТД каждому мероприятию в программе присваивается свой уникальный код – так называемый, код GUID (или UUID). Данный код представляет собой идентификатор, который обеспечивает уникальность электронного документа.

Увидеть код GUID можно двумя способами: либо нажав на кнопку "Открыть файл" в СЗВ-ТД, либо через Мероприятие в СЗВ-ТД в графе "Идентификатор". Если графы "Идентификатор" нет, ее можно добавить через функцию "Изменить форму" по кнопке "Еще".

При корректировке или отмене ранее поданных сведений необходимо, чтобы этот код совпадал с тем, который до этого был представлен в ПФР по данному мероприятию. В случае если эти коды не совпадают, ПФР присылает отказ в приеме отчета. Тогда чаще всего в протоколе ошибок указывается код ошибки 30 с описанием проверки "По застрахованному лицу мероприятия не приняты. Не найдены исходные сведения для отменяемого мероприятия".

Для того чтобы исправить расхождение в кодах GUID, необходимо скопировать нужный код и вставить вместо ошибочного. Для этого нужно:

1. Уточнить исходный GUID, который понадобится для подачи сведений (т.е. следует открыть первоначально поданный СЗВ-ТД с верным кодом).

2. Скопировать нужный код (либо через "Открыть файл", либо через мероприятие в СЗВ-ТД скопировать идентификатор в соответствующей графе). Обратите внимание, что копирование или редактирование кода GUID в графе "Идентификатор" возможно только в том случае, если в СЗВ-ТД не стоит галка "Документ принят в ПФР (не редактируется)".

3. Открыть корректировочный или отменяющий СЗВ-ТД, в графу "Идентификатор" в Мероприятии вставить нужный код и сохранить изменения.

4. Провести корректировочный или отменяющий СЗВТД и отправить в Фонд. Аналогичным образом код GUID при необходимости может быть добавлен и отредактирован в документе "Регистрация трудовой деятельности".

Штрафы и ответственность

В соответствии со ст. 15.33.2 КоАП РФ, в случае несвоевременной сдачи СЗВ-ТД или сдаче с ошибочными данными, за каждого работника должностному лицу грозит штраф в размере от 300 до 5000руб., а самой организации – 500 руб.

Помимо этого, существует штраф за нарушение правил сдачи формы СТД-Р, данные которой формируются на основе ранее поданных работодателем отчетов СЗВ-ТД и которую при увольнении выдают сотруднику с электронной трудовой книжкой. Если просрочить выдачу СТД-Р сотруднику, к организации могут быть применены штрафные санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.