О проекте
Компания "Портал Юг" успешно завершила проект внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП" в строительном холдинге "Монолит". Автоматизация охватила более 300 сотрудников предприятия. В результате создана эффективная система электронного документооборота, позволившая унифицировать и ускорить обработку входящей корреспонденции, договорной и распорядительной документации. Просрочка задач сократилась на 80%. На поиски документов тратится в 3 раза меньше времени. Согласование договоров сократилось с 2 недель до 3 дней.
Ранее задачи в компании обрабатывались через почту. Отсутствовал регламент обработки задач, включая контроль сроков исполнения. Как следствие, многие задачи обрабатывались с просрочкой. Учет и хранение внутренних документов велись разрозненно (в файловых хранилищах, на корпоративном портале, на компьютерах сотрудников). В результате было много дублей документов, хранились не актуальные версии, имелись проблемы с оперативным доступом к нужным документам.
В рамках проекта специалистами "Портал-Юг" были выполненные следующие консалтинговые и внедренческие работы:
- Проведена диагностика бизнес-процессов предприятия и предложена модель оптимизации системы документооборота с помощью функциональных возможностей программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП".
- Выполнено планирование этапов работ, составлен детальный календарный план работ. Учет и контроль исполнения проектных задач на всем протяжении проекта внедрения велся непосредственно в программе "1С:Документооборот 8 КОРП" в подсистеме "Проекты", что позволило эффективно управлять процессом внедрения.
- Произведен реинжиниринг бизнес-процессов в рамках делопроизводственного учета. На предприятии с целью поддержки и обеспечения развития системы электронного документооборота было создано новое структурное подразделение – Отдел делопроизводства, выполняющий функции централизованного учета и регистрации документов, а также методической поддержки пользователей системы.
- Осуществлена настройка параметров учета и нормативно-справочной информации программы в рамках внедряемых учетных блоков, разработаны инструкции по работе в программе, а также проведен комплекс мероприятий по групповому и индивидуальному обучению пользователей.
О заказчике
Группа компаний "Монолит" – крупный инвестиционно-строительный холдинг, в структуру которого входит комплекс предприятий, обеспечивающих полный цикл услуг по проектированию, производству, продажам и маркетингу, управлению жилой и коммерческой недвижимостью и транспорту. В активе холдинга 13 лет опыта в реализации масштабных проектов по строительству жилой недвижимости, объектов рекреационного, коммерческого и социального назначения в Республике Крым.
Автоматизированные функции
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет договоров
- Работа с обращениями граждан
Отзыв от представителя заказчика
Начальник Департамента информационных технологий Смагин Игорь Витальевич отмечает: "Система электронного документооборота на базе решения "1С:Документооборот" позволила повысить исполнительскую дисциплину сотрудников. Руководство получило инструмент контроля за оперативной деятельностью компании. Благодаря программе, договоры теперь согласовываются не недели, а считанные дни".
