О проекте
Компания "Портал-Юг" и ООО "Агро-Строительные Технологии" завершили проект автоматизации подписания внутренних документов с помощью ЭП и построения электронного финансового архива документов. Новый функционал был реализован на базе программного продукта "1С: Документооборот КОРП", внедренного еще в 2014 году. Бесшовная интеграция с конфигурацией "1С: Управление торговлей" позволила повысить комфорт работы пользователей и оптимизировать рабочий процесс.
Еще в 2014 году для автоматизации внутреннего документооборота и систематизации бизнес-процессов был внедрен программный продукт "1С: Документооборот 8". На сегодняшний день на рынке программного обеспечения "1С: Документооборот 8" является одним из лучших продуктов в области автоматизации делопроизводства. В состав ПП входят многочисленные программные компоненты для распознавания текстов, штрих-кодов, учета входящих, исходящих и внутренних документов и т.п., что очень подходило в качестве решения проблем контроля и хранения документов в компании ООО "Агро-Строительные Технологии".
В 2021 году руководство организации приняло решение повысить уровень цифровизации, изменить подход к взаимодействию между филиалами, снизить затраты на обмен документацией между удаленными подразделениями, а главное – получать оперативную и свежую информацию по статусу документов. Также безусловным фактором модернизации работы программного продукта "1С: Документооборот 8" стала необходимость повышения контроля за оборотом первичных документов. ООО "Агро-Строительные Технологии" стремится переходить на безбумажный электронный документооборот с поставщиками и покупателями, однако даже в настоящее время сохраняется ряд контрагентов, у которых такая возможность отсутствует. В связи с этим бумажный документооборот актов и счетов-фактур занимает весомую часть всех взаимодействий с контрагентами.
Проект был разделен на два этапа: электронный архив и согласование документов с помощью ЭП. Между собой этапы были не связаны, но решено было выполнять их последовательно, для более удобного ввода в эксплуатацию.
О заказчике
Компания "Агро-Строительные Технологии" – официальный дилер компаний John Deere, Vemeer, Amazone. С 2005 года ООО "АСТ" является одним из крупнейших поставщиков спецтехники в Краснодарском крае, Ростовской области, Ставропольском крае, Республиках Северного Кавказа, Волгоградской области, Москве, Московской области, Санкт-Петербурге, Смоленской области и Сибири. Так же партнерами компании являются: Manitou Group, Vaderstad, Valley, GSI, Cimbria, Neste Oil, BTU Ventilation.
За время работы открыто 19 филиалов в России и 1 в Республике Беларусь. Создана уникальная сервисная система для клиентов компании, самый крупный склад запасных частей среди продавцов спецтехники. Сервисная служба состоит из более чем 250 высококвалифицированных сотрудников.
Автоматизированные функции
- Работа с документами
- Работа с файлами
- Процессы движения документов
- Ведение архива документов
- Формирование отчетности
- Разграничение прав доступа
Отзыв от представителя заказчика
Главный бухгалтер ООО "Агро-Строительные Технологии" Юшманова Галина Константиновна: "Внедрение подсистемы электронного финансового архива позволило упорядочить работу с бумажными экземплярами финансовых документов, а также позволяет получать оперативный доступ к скан-копиям документов. В случае необходимости (запрос контрагента, проверка, внутренний аудит) мы можем в кратчайшие сроки выгрузить информацию по документам. Согласование с помощью электронной подписи упростило множество внутренних процедур, для которых ранее приходилось передавать подписанные бумажные документы курьерами или сотрудниками, перемещающимися между филиалами. Колоссальная экономия в первую очередь времени, которое в современном мире очень дорого. Также присутствует экономия и в затратах на передачу документов".
