Внедрение электронного архива и согласования документов с использованием электронной подписи на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП" в компании "Агро-Строительные Технологии"

О проекте

Компания "Портал-Юг" и ООО "Агро-Строительные Технологии" завершили проект автоматизации подписания внутренних документов с помощью ЭП и построения электронного финансового архива документов. Новый функционал был реализован на базе программного продукта "1С: Документооборот КОРП", внедренного еще в 2014 году. Бесшовная интеграция с конфигурацией "1С: Управление торговлей" позволила повысить комфорт работы пользователей и оптимизировать рабочий процесс.

Еще в 2014 году для автоматизации внутреннего документооборота и систематизации бизнес-процессов был внедрен программный продукт "1С: Документооборот 8". На сегодняшний день на рынке программного обеспечения "1С: Документооборот 8" является одним из лучших продуктов в области автоматизации делопроизводства. В состав ПП входят многочисленные программные компоненты для распознавания текстов, штрих-кодов, учета входящих, исходящих и внутренних документов и т.п., что очень подходило в качестве решения проблем контроля и хранения документов в компании ООО "Агро-Строительные Технологии".

В 2021 году руководство организации приняло решение повысить уровень цифровизации, изменить подход к взаимодействию между филиалами, снизить затраты на обмен документацией между удаленными подразделениями, а главное – получать оперативную и свежую информацию по статусу документов. Также безусловным фактором модернизации работы программного продукта "1С: Документооборот 8" стала необходимость повышения контроля за оборотом первичных документов. ООО "Агро-Строительные Технологии" стремится переходить на безбумажный электронный документооборот с поставщиками и покупателями, однако даже в настоящее время сохраняется ряд контрагентов, у которых такая возможность отсутствует. В связи с этим бумажный документооборот актов и счетов-фактур занимает весомую часть всех взаимодействий с контрагентами.

Проект был разделен на два этапа: электронный архив и согласование документов с помощью ЭП. Между собой этапы были не связаны, но решено было выполнять их последовательно, для более удобного ввода в эксплуатацию.

О заказчике

Компания "Агро-Строительные Технологии" – официальный дилер компаний John Deere, Vemeer, Amazone. С 2005 года ООО "АСТ" является одним из крупнейших поставщиков спецтехники в Краснодарском крае, Ростовской области, Ставропольском крае, Республиках Северного Кавказа, Волгоградской области, Москве, Московской области, Санкт-Петербурге, Смоленской области и Сибири. Так же партнерами компании являются: Manitou Group, Vaderstad, Valley, GSI, Cimbria, Neste Oil, BTU Ventilation.

За время работы открыто 19 филиалов в России и 1 в Республике Беларусь. Создана уникальная сервисная система для клиентов компании, самый крупный склад запасных частей среди продавцов спецтехники. Сервисная служба состоит из более чем 250 высококвалифицированных сотрудников.

Автоматизированные функции

  • Работа с документами
  • Работа с файлами
  • Процессы движения документов
  • Ведение архива документов
  • Формирование отчетности
  • Разграничение прав доступа



Отзыв от представителя заказчика

Главный бухгалтер ООО "Агро-Строительные Технологии" Юшманова Галина Константиновна: "Внедрение подсистемы электронного финансового архива позволило упорядочить работу с бумажными экземплярами финансовых документов, а также позволяет получать оперативный доступ к скан-копиям документов. В случае необходимости (запрос контрагента, проверка, внутренний аудит) мы можем в кратчайшие сроки выгрузить информацию по документам. Согласование с помощью электронной подписи упростило множество внутренних процедур, для которых ранее приходилось передавать подписанные бумажные документы курьерами или сотрудниками, перемещающимися между филиалами. Колоссальная экономия в первую очередь времени, которое в современном мире очень дорого. Также присутствует экономия и в затратах на передачу документов".

Показатели проекта

Период выполнения работ Ноябрь 2014 – Декабрь 2014
Внедренные продукты 1С:Документооборот 8 КОРП
Размер предприятия 350
Количество АРМ 10
Отрасль Сельское хозяйство

Результаты проекта

  1. Настроены маршруты согласования внутренних документов, в процессе согласования и подписания которых используется электронная подпись. На получение оригиналов документов, подписанных сотрудниками, не тратятся целые дни – информация сразу же отражена в системе.
  2. Модифицирована бесшовная интеграция между программными продуктами "1С: Документооборот 8" и "1С: Управление торговлей 8", что позволяет пользователям работать в «режиме одного окна» и не тратить время на переключение между системами.
  3. Настроено автоматическое штрихкодирование финансовых документов с последующим распознаванием при потоковом сканировании. Благодаря этому налажен контроль возвратов документов, а также оперативный доступ к документации в случае необходимости.


Другие проекты

Внедрение 1С:Документооборот в строительном холдин...
Внедрение 1С:Документооборота на Абинском Электром...
Внедрение 1С:Документооборот КОРП в ООО "МПК "Пиво...
Внедрение 1С:Документооборот в АО фирма "Агрокомпл...
Внедрение 1С:Документооборот КОРП в ООО "Аэропорт ...
Внедрение 1С:Документооборот в ООО "Чеченские мине...
Внедрение 1С:Документооборот КОРП в ООО "ФЭС-Агро"
Автоматизация документооборота в "Кореновском моло...
Внедрение электронного архива и согласования докум...
Внедрение 1С:Документооборот во Всероссийском детс...
Ваш регион определился как:Грозный