О проекте
Основные причины внедрения электронного документооборота на базе 1С - это стремление повысить эффективность использования рабочего времени сотрудников, а также минимизация затрат на ручную обработку документов.
Основными целями внедрения системы электронного документооборота стали:
- Организовать единое информационное пространство;
- Снизить число бумажных документов, сократить затраты на расходные материалы;
- Повысить уровень исполнительской дисциплины;
- Оптимизировать рабочее время сотрудников.
Активная фаза работ проходила с февраля по сентябрь 2017 года, затем было продолжено сопровождение системы с внедрением дополнительных задач. Все работы были разделены на несколько очередей внедрения, чтобы проектная команда могла сосредоточиться на конкретных задачах, а пользователи последовательно осваивали новый функционал системы. Основная часть всех задач решалась типовыми средствами, однако исходя из требований и специфики "Агрокомплекса" специалистам компании "Портал-Юг" приходилось также производить доработки системы.
Одна из таких доработок была применена во время реализации механизма согласования командировок. Служебная записка создавалась командируемым сотрудником, заполнялись необходимые реквизиты (кто, куда, насколько, какие средства требуются). Далее по цепочке шло согласование, два последних этапа были -сотрудник отдела кадров и сотрудник бухгалтерии соответственно. Однако, учет командировок велся в программе "1С:Зарплата и управление персоналом", а учет выдачи денежных средств и вовсе в "1С:Управление производственным предприятием". Поэтому после всех согласований данные загружались в данные системы.
Основная цель была достигнута стандартной интеграцией – т.е. весь процесс в короткие сроки проходил маршрут от создания заявки до получения денежных средств. В среднем, с учетом территориальной распределенности, загруженности руководителей и других факторов, до автоматизации процесс мог занимать целый рабочий день. После автоматизации – задержки возникают, но они незначительные, через 1-2 часа сотрудник может отправляться в командировку. Однако, кроме основной цели также были освобождены от ручного ввода документов в "1С: ЗУП" и "1С: УПП" участники процесса. И подобные выигрыши во времени по итогам автоматизации наблюдались по всем внедренным блокам.
О заказчике
АО фирма "Агрокомплекс" им. Н.И. Ткачева – это крупнейший агрохолдинг на юге России, включающий в себя множество организаций, более 24-х тысяч сотрудников и 600 магазинов собственной розничной сети. "Агрокомплекс" занимается различными отраслями сельского хозяйства: растениеводством, производством кормов, животноводством, птицеводством, мясопереработкой. Холдинг воплотил в жизнь передовую концепцию аграрного предприятия полного цикла – от поля до прилавка. Поэтому вся продукция отличается доступностью, конкурентоспособностью и, главное, высоким качеством.
Автоматизированные функции
- Делопроизводство
- Формирование отчетности
- Разграничение прав доступа
- Работа с процессами и задачами
- Работа с файлами
- Входящая/исходящая корреспонденция
- Удаленная работа с помощью web-клиента, мобильного клиента
- Мероприятия/собрания
- Процессы согласования внутренних документов
